首页 / 咨讯中心 / 外贸推广

外贸流程之单证操作

2017-07-20  文章来源: 瑞诺国际  关键词:外贸

  在外贸工作的整个流程中,外贸单证的操作是非常重要的一个工作内容,它连接着外贸工作的每一个步骤。因此,对于每个外贸从业人员来说,都必须熟练掌握外贸单证的操作流程。


  这里,我们根据外贸工作流程来分步介绍外贸单证的操作内容。


  1.外销合同。在客户有意向购买产品,并且各种条款已基本商定,客户会要求传外销合同或者是形式发票,以便客户下订单。当然,有些客户是直接下订单的。外销合同做好后,在传真或扫描给客户之前,一定要再次确认下合同的的价格条款、包装、付款方式和港口。如果外销合同上出现问题,特别是价格条款,和客户解释起来很麻烦,所以一定要仔细核对,有时候可能因为一个小问题而丢掉客户。


  2.订舱。客户下订单后,就可以通知货代订舱了。要告知货代准确的件重尺,特别是化工品类的危险品。因为要做目的港确认,如果件重尺有误,货物很难上船,或者会产生额外费用,甚至耽误船期。


  3.报关单据。在舱位确认后,就要及时(舱位确定当天或开船前一周)给货代寄报关单据。整套的报关单据包括:发票、箱单、合同、报关单、报关委托书、核销单。其中,发票,箱单和合同上要加盖中英文的长条章和手签章。报关单上加盖报关专用章,报关委托书一式三联,每联上都要加盖公章和手签章,核销单上两处骑缝处加盖公章,出口单位和代码处加盖组织机构代码章,共三处。核销单要及时在海关网上备案,即货物从哪个港口出,备案到哪个港口。在寄送前,再确认下单据是否齐备,章是否盖全,是否清晰。

外贸

  4.预收款的登记。对于有预付款的客户,要求客户在开船前预付一部分货款,一般都是30%。外汇局规定,对于不超过30000美金的预收款,在国家外汇管理局网上服务平台上进行合同登记,超过30000美金的要拿着申报材料到外汇局审批。银行通知有钱到帐后,要及时给银行传真相应的发票或合同,上面要写明预收款多少金额,以便银行及时把此笔钱入账。隔天可以去银行取预收款的水单。拿到水单后,在外汇局网站上进行提款登记。提款登记后,口岸IC卡里就有了此票预收款的额度,就可以进行结汇了。注意,对于每一票预收款,要及时在国家外汇管理局的网站上进行合同登记和提款登记,登记可以提高公司外汇的预收款额度和收汇额度。在货物顺利出运,且收到余款后,进行注销登记。


  5.核对单据。货代订好舱且货物发到出运港口后,要及时联系货代的操作人员核对单据。客户要求的其他单据,像保险单、熏蒸证、产地证等,也要及时核对。核对单据的时候,一定要仔细认真,把客户的要求再仔仔细细的看一下,达到客户的要求。T/T条款的单据,一般客户没有很特殊的要求,基本上都可以达到。对于信用证,在接证之前,一定要仔细地审查客户的要求,要及时和银行或货代确认。某个条款是否能达到,对于确实做不到的条款,要及时和客户协商改证,对于模棱两可的条款,要注意提防,在银行或货代表明不好达到的,一定要坚决改证。要做到单单一致,单证一致。注意,对于每一笔出运的单据,都要进行留底复印加扫描,备查。


  6.正本单据。在提单核对完,货物出运一周内,船公司就会出正本提单了。要先让货代扫描正本提单,再次确认下提单内容,如无误,就尽快让货代邮寄正本单据。正本提单出来后,其他客户要求的特殊单据也可以出正本了。所有这些单据的正本都出来后,整理发票、箱单和外销合同等。对于T/T的客户,在收到客户全款后,按客户要求的份数邮寄给客户;信用证要求下的单据,按照信用证的要求,在信用证规定的效期内,及时交给银行。注意,对于收到的提单、保单等,提单一般是三正三副(或只有三份正本),保单是两正两副或一正两副,要仔细检查内容是都一致,章是否完整清晰,对于有问题的单据要及时退还,更改,以免时间长误事。


  7.核销。货物出运后,一般30天左右,货代会把核销单和报关单退还。在收到退回来的核销单据时,要仔细检查下,核销单和报关单是否盖有海关验讫章,报关单上还要有代理报关行的报关专用章和报关员的章。然后,先在海关网上进行交单和报送,并打印逐笔核销报表(盖公章),带上核销单、报关单(核销联和退税联)、水单和发票,到外汇进行核销。核销后,盖上出口核销专用章于核销单上外汇局签注栏(两处)、报关单(核销联和退税联)和水单上。核销完后,把核销单上的核销专用联、报关单的核销联和水单、发票(CommercialInvoice)整理,归档。


  8.退税。核销完后,把盖过核销专用章的水单复印一下(退税要用到),连同增值税发票、报关单退税联、核销单退税联和发票(CommercialInvoice)把相关信息录入到出口退税操作系统里。拿着预申报的数据U盘和打出来的报表,去税局进行预申报(或者是直接上传到税局的预申报系统里);等税局系统里有信息,通知正式申报的时候,拿着正式申报的数据U盘和报表去税局退税。退税的报表上需盖公章和财务人员私章。


Top