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外贸行业的基本流程,新手入门必读 !

2017-07-14  文章来源: 瑞诺国际  关键词:外贸行业

  外贸行业的基本流程,新手入门必读!很多想从事外贸工作的新人都会遇到这两个问题:外贸是做什么的?外贸应该怎么做?第一个问题很简单,外贸也叫对外贸易,就是指一个国家与另一个国家之间的商品、劳务和技术的交换活动,而外贸业务员就充当着交换活动的搬运工。


  说起来,外贸流程无非就这十七个步骤


  第一步,客户询盘


  外贸业务员在各大网络平台发布自己公司的产品就是为了获得更多的客户询盘,有了询盘就等于拉住了客户的衣角。要有策略地回复客户询盘

外贸行业的基本流程,新手入门必读 !


  第二步,报价


  接到询盘就意味着我们要回复产品报价给客户了,在报价之前,记得先跟客户确认货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,然后出给客户做正式报价,对报价单有疑问的请参考我们的课程产品报价单,产品规格书。


  第三步,客户下单


  第二步到第三步看似简单,其实中间的过程是漫长且艰辛的,一个客户从接到询盘到下单可能会需要几个月甚至更长时间的持续跟进,才能收到客户的采购订单。询盘转化为订单


  第四步,生产准备


  客户下单后,我们就要通知工厂安排备料和做出生产计划了。


  第五步,业务审批


  接到订单号,业务部要做出业务审核表,按“出口合同审核表”的各项要求填写,尽可能将各种预算费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交主管审核后才能执行。如金额较大,或有预付款和佣金等条款的,需经总经理审批。合同审批后制成销售订单,交给部门跟单员跟进。


  第六步,下达生产通知


  业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知:


  1.如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。


  2.如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。


  3.如果是放帐客户,或通过银行D/P,D/A等方式收汇等,需经理确认。


  第七步,验货


  1.交货前,提前一周通知验货员验货。


  2.如客户有制定的验货员,要提前一周与客户预约验货,并将约定日期通知计划部。


  3.如客户已指定由第三方公司验货,要在交货期前两周与验货公司联系,预约验货时间,确定时间后通知工厂。


  第八步,制备基本文件:


  按照PO,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。


  第九步,商检:


  如供货商品为国家法定商检产品,下单时需向工厂说明商检要求,并提供出口合同、发票等资料。并告知工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。商检换证凭条/单需在发货一周前拿到。


  第十步,租船订仓:


  1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司。应尽早与货代联系,了解货物出口口岸、船期等情况。确认工厂是否能在发货期前一周完成工作,以及船期是否符合客户的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。


  2.如由卖方支付运费,应尽早向货运公司咨询船期,运价,开船口岸等。对比选择价格优惠,信誉好,船期合适的公司,并由业务员通知客户。开船前两周书面定仓,程序同上。


  3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求等内容。


  4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。


  第十一步,安排拖柜:


  1.货物完成验货后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。需传真以下资料给拖车公司:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要声明不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等


  2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。


  3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。


  第十二步,委托报关:


  在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。


  第十三步,获得运输文件:


  1.在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。


  2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。


  3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。


  第十四步,准备其他文件:


  1.商业发票:L/C要求提供的文件中,对商业发票要求严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。


  2.FORM A原产地证书:FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。如果是经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。


  3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。


  4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。


  5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。


  第十五步,交单:


  1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。


  2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。


  3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。请参考结算文档课程


  第十六步,业务登记:


  每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。


  第十七步,文件存档:所有的文件包括PO、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。建立客户档案


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