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做外贸绝对不能忽视的20个细节

2017-07-17  文章来源: 瑞诺国际  关键词:外贸

  俗话说“细节决定成败”,做外贸行业,更是如此。从客户开发、沟通到下单、交货等等,中间的环节有很多,容易出现的纰漏也很多,因此,外贸人员一定要够细致,把关好每一环节。在这里,聚焦伟业总结了20个外贸人员容易忽视但是绝对不能忽视的细节——

  沟通方面:

  1.在与客户沟通时,如果听不懂客户的话,一定要请别人帮忙翻译,或者用别的方式来确定客户的意向。

  2.在与客户沟通时,在情绪、话题、观念、生理上要与客户协调一致。

  3.如果遇到非常紧急的事情,用电话沟通后,再将电话中谈到的问题用邮件的形式发给客户。

  4.在与客户沟通时,“细倾听、勿插话”是基本的要求。

  5.善于运用自己的电脑应用技术,来提高沟通的效率。

  交往方面:

  6.在与客户交往中,要时刻注意自己的言行举止,要符合商务礼仪中的要求。

  7.国际交往中,握手是基本的礼节。

  8.如果客户来访,一定要事先安排客户的行程。

  9.如果出现问题,一定要及时找到问题的根源,并给客户提供解决方案,而不仅仅是道歉或者逃避。

  10.对于客户提出的问题,要及时记录,并迅速安排相关人员解决。

  11.在接待客户时,要注意“客面门、左为上”,要让客户有被重视、被尊重的感觉。

  12.对客户进行分级或者分类处理,将主要精力放在重点客户、大客户上。

  13.利用市场调查、社会调查来收集客户的相关数据,以便提供更优质的服务。

 


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  邮件方面:

  14.超过2MB的附件,需要先压缩,再用邮件发送。

  15.如果客户邮件内容有五点,那么在回复邮件时也要按点回复。

  16.在回复或转发邮件,一定要记得署名,此外,发送开发信时也一定要有签名和联系信息。

  17.发送给客户的EXCEL表格,一定要先“打印预览”,并调整格式,方便客户打印。

  18.发送给客户的邮件一定要内容简洁,条理清晰。此外,字体、字号,甚至标点都要确保无误。

  19.给客户发报价单时,一定要注明报价的有效期以及相应的付款方式,并在邮件中做出说明。

  20.在储存文件时,文件命名要有规,比如“Quote-#12345-ABC(Factory)”。


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